Menü

Mutasd az aláírásod, megmondom ki vagy!

2016. szeptember 14. | 1319 |

Napjainkban az e-mail az üzleti kommunikáció alapvető kelléke, így nem elhanyagolható tényező milyen benyomást keltesz leveleiddel. Az e-mail aláírás legtöbbször elérhetőségeidet, titulusod és  munkahelyed adatait tartalmazza, lehetőséget biztosítva arra, hogy a címzett kapcsolatba lépjen veled anélkül, hogy válaszolna az eredeti leveledre. Egy jó aláírás rövid, informatív és emlékezetes. Ez egyáltalán nem azt jelenti, hogy unalmasnak is kell lennie. Bonyolultnak hangozhat egy az előbb említett kívánalmaknak megfelelő e-mail aláírást létrehozni, de léteznek trükkök, technikák melyek segítenek. Eheti cikkünkben ezek közül mutatunk be néhányat.

Üzleti levelezésnél az első és legfontosabb a küldő adatai: ki az aki küldte a levelet, mit tartalmaz a fejléc, mit fog látni partnered abból, hogy ki küldte neki a levelet. Mindig vállalati e-mail címet használj! Ha valaki azt látja, hogy a levelet „zsolti14@hotmail.com” küldte, szinte azonnal levélszemétként fogja kezelni. Állíts be levelező rendszeredben a teljes nevedet és cégedet tartalmazó fejlécet („Nagy Zsolt – Usernet Kft”), így egyértelműen kiderül ki és honnan küldte az üzenetet.

Légy tömör! A kevesebb sokszor több

Sokan abba a hibába esnek, hogy a leveleik végén szereplő aláírást egy rövid önéletrajzként kezelik. Egy sokszor hosszas üzleti levelezés közben információk, linkek, idézetek és különböző adatok egész garmadájával terhelik partnerüket. Egyrészről úgysem fogja elolvasni, másrészről csak nehezebben fogja megtalálni a számára lényeges adatokat és legrosszabb esetben idő előtt abba is hagyja leveleid olvasását.

A lényeg, hogy redukáld le és szabd minél jobban személyedre a közölt információkat. Sok esetben a kommunikáció további formáját is tudod formálni. Ha például aktív vagy a közösségi oldalakon, nyugodtan tedd elérhetővé a profiljaidat, viszont ha nem szeretsz, vagy inkább hatékonyabbnak érzed a telefonálás mellőzését, nyugodtan hagyd el telefonszámodat.

Az alábbi információk mindenképpen szerepeljenek az aláírásodban:

  • Neved
  • Munkahelyed és beosztásod
  • Preferált elérhetőséged

Légy színes, de semmiképp se rikító!

Aláírásod színvilága igazodjon a céges arculatodhoz. Amennyiben ez több színt is tartalmaz, nem kell mindet az aláírásodba integrálni, mert a végén csak zavaros lesz az összhatás. Teljes mértékben elég egy domináns árnyalatot kiválasztanod és használnod. Amennyiben a logódat is szerepelteted az aláírásban, a szöveg legyen fekete.

Abban az esetben, ha az arculatod nem tartalmaz domináns színt vagy a logód fekete-fehér, van egyszerű megoldás. Válassz egy, az arculatodhoz illő, lehetőség szerint világos színárnyalatot és használd azt!

Maradj szerény

Ne a szavakban, hanem a használt betűtípusban. Ne használj nehezen olvasható, zsúfolt betűtípusokat. Itt is törekedj az egyszerűségre. A céges arculatok többsége legtöbbször magában foglal egy szép, igényes betűtípust amit egyéb dokumentumokban (ajánlatok, kiajánlók, szerződések, stb) használsz. Tedd itt is, ezzel még egységesebb lesz az egész céges kommunikációd.

Amennyiben hangsúlyozni szeretnél valamit, még véletlenül se azzal próbálkozz, hogy halmozod a különböző stílusokat. Használd inkább a betűformázási lehetőségeket. Félkövér, aláhúzott és dőlt, ezek mindegyike hatásosabb, mint az esetlegesen össze nem illő betűtípusok.

Bánj óvatosan a grafikus elemekkel

A grafikák mindig nagyszerű módjai annak, hogy feldobjanak és ízlésesebbé tegyenek olyan egyszerű dolgokat, mint az e-mail aláírás. De csak abban az esetben, ha nem esel túlzásokba. Mint az eddigiekben, itt is kifizetődő az egyszerűségre törekedni, mert a grafikai elemek halmozása, csak a legritkább esetben sülnek el jól.

Legyél közösségi

Az e-mail aláírásban elhelyezett közösségi média ikonokkal hatékonyan terelheted a forgalmat oda, ahova Te szeretnéd. Facebook, Google+, Instagram vagy LinkedIn? Nyugodtan szerepeltesd az összesen elérhetőséged! Természetesen csak akkor, ha ténylegesen el is vagy érhető ezen oldalakon. Ha ritkán látogatod őket, és egyáltalán nem frissek a profiljaid akkor ne használd őket, mert egy ott kapott üzenetre küldött kései válasz visszatetszést fog kelteni.

A legjobb, ha az aláírásodban egyedi ikonokat helyezel el.

Használd ki a rendelkezésre álló teret

Legtöbb esetben kis helyen, sok adatot kell közölnöd és a tér szinte luxusnak számít. Ilyenkor használj kis térelválasztó elemeket. Ezek segítségével úgy tudod elválasztani a területeket, hogy zavaró lennél vagy zsúfoltnak hatnál.

Legyél mobil

A mai világban remélhetőleg ezt már ki sem kell hangsúlyozni. Te is mint a legtöbben az e-mailek egyre nagyobb részét mobil eszközödön nézed meg. Kijelenthetjük, hogy már alapelvárás ugyanazt a felhasználói élményt kapni, mintha levelünket a számítógépünkön olvasnánk. Nagyon sok technika van a segítségünkre ebben (pl. reszponzívitás), de a cikkben elsősorban a dizájnról esett szó, maradok is a témánál.

Az első és legfontosabb dolog amit szem előtt kell tartani, hogy bármekkora mobilkészülékről is van szó, biztos hogy kisebb a kijelző, mint egy laptopon vagy asztali gépen. Emiatt ügyelni kell arra, hogy a képes és szöveges részek kis felületen is jól olvashatóak legyenek. Előfordulhat, hogy a logónk egy némileg lebutított változatára is szükség lesz az aláírásban.

A másik egyáltalán nem elhanyagolható tényező, a linkek hozzáférhetősége. Fontos, hogy azonnal és könnyen kattinthatók legyenek. Ez szintén igaz a közösségi média ikonokra is. Gondolj bele milyen kellemetlen, ha a LinkinIn profilodra akar valaki eljutni, de az ikonok közelsége miatt végül a Facebookra jutnak el.

Arany középút

Törekedj az egyensúlyra, a különböző elemek sose üssenek el egymástól.

Mégis szeretnél egyszerre sok színt használni? Nem probléma, de nagyon óvatosan válaszd ki őket és mindig ügyelj arra, hogy ha harsány színeket használsz, akkor a dizájn legyen kicsit visszafogottabb.

Ragaszkodsz ahhoz, hogy több betűtípus szerepeljen a szövegben? Ez sem gond, de kérj hozzá profi segítséget, mert a betűtípusokra különösen igaz, hogy nem mindegyik illik egymáshoz.

Jelen vagy az összes létező közösségi média oldalon és szerepeltetni is szeretnéd őket az aláírásodban? Ebben az esetben vegyél vissza a többi megjelenített adatból.

Egy kis segítség

Amennyiben nem tudod, vagy nem kívánod profi grafikus segítségét igénybe venni e-mail aláírásod elkészítéséhez, a weben számtalan ingyenes és fizetős megoldás között válogathatsz. Ezek közül mutatunk be néhányat.

xink.io  http://xink.io

Email signature rescue  https://emailsignaturerescue.com/

Code Two http://www.codetwo.com/email-signatures/

Exclaimer https://www.exclaimer.eu/email-signature-creator/ 

Összefoglalás

Az e-mail-jeid aláírása kis dolognak tűnhet, de annál hangsúlyosabb. Öregbíti céged hírnevét és mások véleményét Rólad. Nagyon erős online kommunikációs eszköz, viszont ha átgondolatlan, nagyon könnyen rossz benyomást gyakorolhatsz vele partnereidre.

Tetszett a cikk? Ne maradj le az újdonságokról!

Iratkozz fel és havonta egyszer küldünk egy összefoglaló e-mailt!