Menü

Hogyan írj tökéletes automatikus válaszüzenetet

Felgyorsult világunkban, a felhasználók többsége szinte azonnali választ vár kérdéseire, a hét bármely napján, a nap bármelyik szakában. Természetesen minden üzenetre képtelenség azonnal válaszolni, azonban egy jól megszerkesztett automatikus válaszüzenettel ez a probléma kiküszöbölhető, és a felhasználóink is elégedettek lesznek.

Fontos leszögezni, hogy nem a „házon kívül vagyok” (Out of Office) üzenetekről van szó, hanem a vállalkozásunkhoz érkező érdeklődésekre (Lead), ajánlatkérésekre és megkeresésekre adott azonnali automatikus válaszokról, melyek sokszor a felhasználók felé történő kommunikáció első, és ezáltal legfontosabb lépései. Első benyomást csak egyszer tudunk tenni, ezért érdemes felkészülnünk rá!

Hogyan kezdj neki?

Mielőtt nekikezdes az automatikus válaszüzenetünk megszerkesztéséhez, gondold át, mire is lesz pontosan szükséged, hogy érdeklődőidből elkötelezett ügyfél váljon.

Minden üzenetre válaszolj

A legfontosabb, hogy minden beérkező megkeresésre, érdeklődésre válaszolj. Az üzeneteid többségét azért kapod, mert weboldalad valamilyen formában felkeltette a látogatóid figyelmét. Ezért mindenképpen válaszolj a megkeresésekre, hiszen bárkiből ügyfél válhat!

Gyorsan válaszolj

Az átlagos válaszadási időnket percekben és nem órákban kell mérni! A Shopify webáruház motor kutatása szerint azok az érdeklődők akik 10 percen belül kapnak választ a kérdésükre, háromszor nagyobb valószínűséggel vásárolnak vagy veszik igénybe az adott weboldal szolgáltatását, mint azok akik nem kapnak ilyen gyorsan választ.

A válaszod mindig legyen személyre szabott

Az automatikus válaszüzeneteid legyenek személyre szabottak és tartalmazzanak hasznos információkat.

Az üzeneted mindig tartalmazza a következőket:

  • Az érdeklődő név szerinti megszólítása

  • A vállalkozásod pontos neve és elérhetőségei

  • Logó és szlogen (amennyiben rendelkezel velük)

  • Útmutatás arról, hogy mi a következő lépés, mi fog ezután történni

Fontos, hogy leveled ne tartalmazzon felesleges információkat, melyek elvonhatják az érdeklődő figyelmét. Illetve mindenképpen kerülj el minden helyesírási hibát!

Legyél kezdeményező

A legjobban megszerkesztett automatikus válaszüzenet sem adhat választ minden felmerülő kérdésre. Ezért egy nagyon jó taktika, amennyiben leveledben kezdeményező vagy, és felhívod a levélíró figyelmét a számára hasznos szolgáltatásokra, addig amíg a konkrét kérdésére válaszolsz.

Tartalmazza az aktuális kedvezményeket és eseményeket

Az érdeklődők figyelmét sokszor elkerülik a weboldalon található felhívások. Ezért a válaszüzeneteid mindig tartalmazzák az aktuális kedvezményeidet és eseményeidet, mivel a levélben biztos nem fognak átsiklani felette.

Hogyan építsd fel egy hatékony automatikus válaszüzenetet?

A válaszüzeneted minden részlete valamilyen hatással lesz az üzenet küldőjére, ezért nagyon fontos, hogyan építed azt fel. Következzen, hogyan is épül fel egy hatékony automatikus válaszüzenet.

Tárgy

Az üzenet tárgya mindig az első, amit az ügyfél látni fog, még mielőtt megnyitná magát az üzenetet. 
A tárgynak két célt kell szolgálnia:

1. Mi a legfontosabb amit közölni szeretnél? Vagyis, ha az ügyfél soha nem nyitja meg a leveledet, mi az amit mindenképpen a tudomására hoznál

2. Ok arra, hogy megnyissák a leveledet

A legfőbb oka, hogy automatikus válaszüzenetek alkalmazunk, hogy tudassuk érdeklődőkkel és ügyfelekkel, hogy: habár nem tudunk azonnal válaszolni leveledre, azonban már dolgozunk rajta! 

Az első mondat, vagy első sor vagyis a megszólítás

Az első mondattal üdvözöld az érdeklődőket az email megnyitása után. Mi a legjobb módja az üdvözlésnek? Ha a nevén szólítod az érdeklődőt! Minden nyelvben a pozitív érzést vált ki a másik félből, ha a nevén szólítjuk. Számos kutatásból kiderül, hogy a nevünket meghallva az agyunk teljesen más területe lép működésbe, mint a többi szó hallatán. 

Automatikus válaszüzeneteidben alkalmazz név beillesztést, melyre már szinte az összes modern levelező rendszer képes. A nevet a feladó email címéből nyerik ki, pontosabban az email címhez beállított névből.

Köszönd meg az üzenetet

Egy kutatás szerint, minden panaszt tevő ügyfélre, átlagosan 26 másik ügyfél jut aki szintén elégedetlen valamivel, azonban nem jelzi. Vagyis minden egyes ügyfélpanasz azt jelenti, hogy ugyanaz a probléma több tucatnyi ügyfélnél felmerül, és nem jelzik feléd.


Minden ügyfelünktől kapott levél egy lehetőség, mert felhívja a figyelmedet a gyengeségeidre, esetleges hibáidra és lehetőség nyílik arra, hogy ki tudd javítani őket. Ezért minden esetben köszönd meg a segítségüket!

Tartalom

A legfontosabb, hogy tájékoztasd a levél küldőjét, hogy miért kapta tőled az üzenetet: Tudatod vele, hogy megkaptad az üzenetét, és segíteni fogsz neki az abban szereplő felvetés megoldásában!

Üzenetünkben mindenképpen jelezd, hogy előreláthatólag mikor és milyen módon fogsz a megkeresésére pontos választ adni.

  • A következő munkanapon válaszolunk a kérésedre

  • 24 órán belül válaszolunk a kérésedre

Amennyiben mégsem tudod a megadott időn belül megoldani a problémát, minden esetben tájékoztasd az ügyfeledet a jelenlegi állapotról. Ez az esetek többségében bizalmat szül és növeli az ügyfél elköteleződését irányodba, mivel érzi, hogy kérése vagy kérdése fontos számodra, és foglalkozol is a mihamarabbi megoldásával.

Elköszönés

Az automatikus válaszüzeneted végén minden esetben köszönj el a felhasználótól. Ez triviálisnak tűnhet, azonban sajnos még mindig sokan elfelejtik megtenni. Ráadásul az elköszönés egy újabb lehetőség, hogy megköszönd az ügyfelünk érdeklődését. Amennyiben lehetséges, a köszönésben is név szerint szólítsd meg az érdeklődőt.

Összefoglalás

A legtöbb vállalkozás egyáltalán nem rendelkezik automatikus válaszüzenettel. Egy nagyon elhanyagolt része az ügyfélszolgálati munkának. Azonban sokszor éppen akkor kerülsz először kapcsolatba a potenciális ügyfeleinkkel, amikor nem tudsz azonnal válaszolni megkeresésükre, mert például hétvége van, vagy szabadságon vagy. Ne hagyj elveszni egy lehetőséget sem, amikor kapcsolatba kerülhetsz ügyfeleiddel. Készülj fel minden eshetőségre, mert soha nem tudhatod előre, kiből válik a legjobb ügyfeled.

Webfejlesztőt keresel? Segíthetünk?

Cikkünk megírásához sokévi webfejlesztői tapasztalatunkból merítettünk ihletet. Ha úgy érzed, hogy weboldalad, webshopod vagy online marketingedet hatékonyabbá tennéd, keress minket most, a téma szakértői vagyunk. Találkozzunk irodánkban, és egy kötetlen beszélgetés keretein belül beszéljük meg, mit szeretnél elérni, és mi hol, hogyan tudunk segíteni. Kattints ide, vedd fel velünk a kapcsolatot és vedd fel Velünk a kapcsolatot!

Tetszett a cikk? Oszd meg!

megosztom