Menü

A hírlevél küldés 25 legfontosabb szabálya

2019. november 30. | 11702 |

Az elmúlt napokban több olyan hírlevelet is kaptam, amely hemzsegett az alapvető hibáktól. Egy nem megfelelő tartalommal, stílusban elküldött hírlevél olyan, mintha el sem küldted volna, semmilyen marketing célt nem teljesít.

Ha a hírleveled mérete, kéretlen volta még zavarja is a címzettet, akkor a cég nevét egy kellemetlen élménnyel fogja párosítani amely kimondottan hátrányos. Ha ezen felül még az alapvető hírlevél küldéssel, adatkezeléssel kapcsolatos szabályokat sem tartod be, akkor viszont súlyos pénzbüntetésre is számíthatsz.

A hatékony és sikeres hírlevél küldéshez javaslom tekintsd át az alábbi szabályokat:

1. A hírlevél tárgya az egyik legfontosabb

A hírlevél tárgya ne maradjon üresen, legyen beszédes, figyelemfelkeltő. Kíváncsiságot és érdeklődést kell ébreszteni az olvasóban, hogy ne tudjon ellenállni a cikknek! On-line hírlevélnél ezt a figyelem felkeltést már az e-mail tárgyánál célszerű elkezdeni.

Ha maga a tárgymező érdektelen, akkor hiába írtad meg az évtized legjobb hírlevelét, mégsem fogja senki elolvasni. Először csak a tárgymező (és esetleg az első 1-2 mondat) látszik a hírleveledből, így fontos, hogy a tárgy „eladja” a hírlevelet.

A leghatékonyabb tárgyak 30 és 50 karakter közöttiek szóközökkel együtt. Ennek az oka, hogy a mobil készülékek - a szűkös rendelkezésre álló hely miatt - sok esetben egyszerűen levágják, és nem jelenítik meg az e fölötti részeket. Ezért az első 50 karakternek figyelemfelkeltőnek kell lennie, és tartalmaznia kell azt is, hogy a címzett miért nyissa meg a leveledet, miért éri meg neki elolvasnia azt.

Ne küldd ki mindig ugyanazt a tárgymezőt („XY cég hírlevele 07”, „XY cég hírlevele 08” stb.).

Jó tárgymezőt írni épp olyan nehéz, mint egy cikknek jó címet adni. De tudunk pár tippet adni:

  • legyen az olvasódnak releváns
  • ha időérzékeny az ajánlat, akkor említsd
  • építs a kíváncsiságára
  • kommunikáld azt, hogy a hírlevél elolvasásával értéket kap

Amennyiben ösztönző szöveg is szerepel a hírlevél tárgyában, akkor akár a másfélszeresére is növelheted a megnyitási arányt.

Példák ösztönzésre

  • Ingyenes szállítás
  • 20% kedvezmény
  • Ajándék kiegészítő megrendelés esetén

Azonban túlzásba sem szabad esni. Mindig gondold át, hogy a tevékenységedhez kapcsolódóan milyen ösztönzők lehetnek a leghatásosabbak és mindig legyen összhangban a célcsoportoddal.

2. Tervezz mobilra és legyél reszponzív

Többen olvassnak e-maileket mobileszközökről, mint PC-ről. És ha az e-mailed rosszul jelenik meg a mobilon, akkor a feliratkozóid 75%-a törli a hírleveledet.

Még a hírleveleid dizájnja is legyen reszponzív.

3. Maximum két betűtípust használj egy levélben

A levelek olvashatósága összefüggésben van a konverziós aránnyal. A kevesebb a zavaró tényező, mint például a változó betűtípusok használata, segítséget nyújt a konverziók számának növelésében.

4. A hírleveled mérete legyen minél kisebb!

Ne csatolj nagy méretű fényképeket, pdf mellékleteket a hírlevélhez, gondolj azokra, akik lassabb mobil internet kapcsolat segítségével nézik e-mail-jeiket. Ha mindenképpen képeket, letölthető dokumentumokat szeretnél megjeleníteni, akkor a hírlevélből irányítsd át a látogatót a weboldaladra és ott tedd meg ezt.

5. Használj megszemélyesítést a megszólításnál!

Manapság egyre kevesebb figyelmet fordítanak a felhasználók azokra az üzenetekre amelyek így kezdődnek: „Kedves Felhasználónk!”. Az így vagy ehhez hasonló megszólítással kezdődő üzenetekről egyértelműen kiderül, hogy hírlevelek. A megszólítás személyre szabásával megragadhatod az olvasóid figyelmét, mivel személyessé teszed az üzenetedet.

Szinte mindegyik hírlevélkezelő rendszer képes arra, hogy a rendelkezésre álló listából automatikusan a megfelelő nevet illessze be a megszólításhoz. Vagyis nem kell mindenkinek külön levelet írnod, elég egyet tökéletesen megfogalmaznod és a felhasználóid a személyre szabott megszólítással kapják majd meg a leveledet.

6. Maximum 600 pixel széles elemeket használj

Az internetet használók több mint fele már mobil készülékről böngészik. Amennyiben a leveled 600 pixelnél szélesebb elemeket, elsősorban képet vagy videót, tartalmaz, akkor a megfelelő megjelenítéshez vízszintesen kell hogy olvassák üzenetedet. A többség nem fogja elfordítani készülékét, ezért az üzenetedet sem olvassa el.

Az üzenetek pixelszélessége az egyik legfontosabb konverziós tényező. 

7. A logódat a bal felső sarokba helyezd el

Szem követési kutatások eredményei szerint, a legtöbb felhasználó ösztönösen az email bal felső sarkát nézi meg először, mert itt keresi a címzettet. Vagyis a legjobb módja annak, hogy azonnal beazonosítható legyél az ügyfeleid számára, amennyiben a logódat az üzeneted bal felső sarkába helyezed el!

8. A levél kinézete mindig legyen összhangban a weboldaladdal

A leveleid kinézetének összhangban kell lennie a weboldaladdal. A leveledet megnyitó, elolvasó majd az abban szereplő linkre kattintó felhasználó azért tette meg mindezt, mert felkeltetted az érdeklődését. Azonban amennyiben a weboldalad stílusa és tartalma nem egyezik meg a hírleveledével, a felhasználó szinte biztos, hogy azonnal el is fogja hagyni az oldaladat.

A különböző felületek összhangja nagyon fontos szempont az ügyfelek hosszútávú elköteleződésében és bizalmának megszerzésében.

9. Legyen a tartalmad releváns, lényegretörő és lebilincselő

Ha nehézkesen térsz a lényegre, akkor nem fogják elolvasni a hírleveleidet. A többes szám szándékos: ha 3-4 unalmas hírlevelet küldesz, akkor a feliratkozóid megszokják, hogy nem érdemes megnyitniuk.

A hírleveled legfontosabb része nem a dizájn vagy a kiküldés ideje, hanem a szöveg (a kiváló szöveg dizájn nélkül is megáll, viszont a legjobb hírlevéldizájn sem menti meg a rossz szövegezést).

Az első mondatból azonnal derüljön ki, hogy miért írsz, és a feliratkozód azt miért olvassa el. A legtöbb feliratkozód tucatjával kapja az e-maileket, ezért ne pazarold az idejét bőbeszédű hírlevéllel.

10. A legfontosabb információkat a hajtás fölé helyezd el

A felhasználók többsége kizárólag a hajtás feletti információt olvassa el, és csak akkor görget tovább, ha az felkeltette érdeklődését. Ez azt jelenti, hogy az első cselekvésre ösztönző elemet (CTA) mindenképpen a hajtás elé kell elhelyezned.

11. Hivatkozz a hírlevélben a weboldaladra!

Hosszabb cikkeket, tanulmányokat a látogatók szívesebben olvassák a  weboldalon, ahol ráadásul lehetőség van további cikkeket, termékeket, szolgáltatásokat  is ajánlani.  Ezért hírleveledben add meg a lehetőséget az olvasónak, hogy egy linkre kattintva könnyen eljuthasson weboldaladra.

12. Legyen hírleveled nyomtató barát!

Add meg a lehetőséget az olvasónak, hogy szükség esetén kinyomtathassa és később is el tudja olvasni leveledet.

13. Kezdeményezz párbeszédet!

Az interaktivitást is segítségül hívhatod hírleveled  témaválasztásánál. Kérdezd meg, hogy mi a véleménye, mi érdekli, mit szeretne! Ettől fontosnak érzik magukat az ügyfelek és kiemelt figyelmet fordítanak majd Rád!

14. Ügyelj a GDPR irányelveinek betartására!

A hatályos adatvédelmi törvény alapján a hírlevél küldéshez használt név, e-mail cím személyes adatnak minősül, ezért tárolásához, kezeléséhez be kell tartani a GDRP irányelveket.

15. Legyen könnyű a leiratkozás

A levél címzettjének a hírlevélben biztosítani kell az azonnali leiratkozás lehetőségét. Ha a címzett mégsem tart igényt a hírlevelekre, a leiratkozási lehetőséggel elébe lehet menni az esetleges reklamációknak.

Lesznek leiratkozóid, és ez teljesen rendben van. Egyrészt „tisztul” a listád (aki leiratkozik, az úgysem fog tőled vásárolni), másrészt olcsóbb a kiküldésed (sok hírlevélküldő szolgáltatás darabáron számláz).

Viszont ha megnehezíted a leiratkozást, azzal csak veszíthetsz.

Az ideális leiratkozás egyetlen kattintásba kerül, és a levél alján könnyű megtalálni a linket. Ha valaki nem találja meg (mert elrejtetted), akkor szpemnek jelöl. Ha külön szórakozni kell a leiratkozással (e-mailt írni), akkor szpemnek jelöl. Ha a leiratkozás után is kap tőled leveleket (tehát hiába kérte, nem szedted le a listádról), akkor szpemnek jelöl.

És ha sokan szpemnek jelölik a hírleveledet, akkor a meglévő feliratkozóidhoz sem fogsz eljutni, mert a levelező kiszűr téged.

16. Használj minél kevesebb képet!

Sok levelezőprogram alapértelmezettként nem jeleníti meg a képeket, ha a levél egy idegen címről érkezik – ilyenkor rá kell kattintanod az engedélyezésre.

És nem mindenki fog rákattintani. Ha a hírleveled kizárólag képekből áll, akkor az olvasóid egy része nem tudja majd elolvasni azt.

  1. Kezdésként a legfontosabb elemek (főcímek, call to action, linkek) legyenek szövegesek.
  2. Utána a kiküldés során a sima szöveges változatot is állítsd be (ez jelenik meg, ha valaki nem kér HTML-leveleket).
  3. Kérd meg a feliratkozóidat, hogy adják hozzá a küldési címedet a címlistájukhoz (ez a Gmailnél egyben azt is jelenti, hogy a tőled érkező képeket megjeleníti a levelező).
  4. És kiküldés előtt nézd meg, hogy megjelenített képek nélkül hogyan néz ki a hírleveled.

17. A válaszcímre tudjanak írni a felhasználók

Kerüld a „no-reply” vagy „nevalaszolj” típusú feladó megnevezések használatát hírleveleidben, mert bizalmatlanságot szül.

Hozz létre egy külön, a hírleveleink feladójaként használt email címet, így a felhasználók kérdéseiket el is tudják küldeni a részedre. Ráadásul sokkal szívesebben nyitnak meg a címzettek egy hírlevelet, ezáltal nő a leveleink megnyitási aránya, amennyiben valós, vagy valósnak ható címről kapták.

18. Ne vásárolj harmadik féltől címlistát

Ez magától értetődőnek tűnik, azonban nem árt elismételni. Főleg a 2018. május 25-én életbelépett Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) miatt, mivel az minden Európai Uniós címzettől megköveteli a beleegyezést abba, hogy email fogadhasson Tőled. A megvásárolt listák esetében, pedig egyáltalán nem biztos, hogy engedélyt adtak erre a felhasználók.

Az Általános Adatvédelmi Rendeletről (GDPR) egy korábbi cikkünkben részletesen írtunk, nem árt újra elővenni.

A hírlevelek hatékonysága elsősorban a megnyitási aránytól függnek. Amennyiben olyan címzetteknek küldöd leveleidet, akikkel előzőleg nem léptél kapcsolatba, vagyis nem számítanak Tőlünk levélre, a kampányaid hatékonysága gyorsan le fog csökkenni.

19. Rendszeresen tartsd karban címlistádat

Sok felhasználó nem iratkozik le a címlistádról, azonban soha nem nyitja meg a neki küldött hírleveleidet. Elsőre jó ötletnek tűnhet minél több címzettnek elküldeni a leveleidet, azonban akik soha nem nyitják meg leveleidet, csökkentik a megnyitási arányt és rontják a statisztikáidat.

A hírleveleidet kiküldési gyakoriságától függően érdemes havonta, vagy negyedévente kielemezni, kik azok akik soha nem szokták megnyitni leveleidet és eltávolítani őket a címlistádból. Ezáltal pontosabb statisztikát fogsz kapni az aktív ügyfeleidről és kampányaidat is hatékonyabban tudod optimalizálni.

20. Ne küldj kéretlen leveleket!

Ne küldj kéretlen reklám leveleket ügyfeleidnek, mert a magyar jogszabályok alapján hírlevelet csak annak lehet küldeni, aki feliratkozott a szolgáltatásra.

Az nem elég indok a hírlevélküldésre, hogy megvan az illető e-mail címe. Lehet, hogy egy korábbi vásárlás miatt tudod az e-mailjét, esetleg adatbázisból vásároltad – mindez lényegtelen.
Akkor küldhetsz neki hírleveleket, ha ehhez kifejezetten hozzájárult – azaz hírlevélre iratkozott fel, és a feliratkozását megerősítette.

21. Legyen stratégiád

Sokan akkor küldenek hírlevelet, amikor épp eszükbe jut, hogy 2 hónapja már semmi nem ment ki. Az ilyen hírlevél ötletszerű és kevésbé hatékony (a feliratkozóid sincsenek hozzászokva, hogy kapjanak rendszeresen e-maileket).

Szánj rá időt, és ne egyes hírlevelekben gondolkozz, hanem a folyamatos kapcsolatépítésben (tehát lásd a nagy egészet).

  • Hogy illeszkedik az értékesítési ciklusodba a hírlevél?
  • Kik olvassák? Mit várnak? Mire iratkoztak fel?
  • Eddig milyen hírlevelek voltak sikeresek?
  • Mi a célod a hírleveleiddel?
  • Hogyan fogod célozni? Milyen szegmenseknek küldesz hírlevelet, az miről fog szólni és mikor küldöd ki?

Később könnyebb lesz elkészítened magát a hírlevelet, ha ezekre a kérdésekre még a munka megkezdése előtt válaszolsz.

22. Találd meg a legjobb napot a küldésre!

A hétfő biztosan nem jó. Gondolj csak bele, a hét kezdetén beesel munkahelyedre, e-mail fiókod elárasztva a hétvégi levelekkel. Ilyenkor automatikusan törölgetjük a nem fontos üzeneteket, hogy gyorsan tisztuljanak a teendők. Nagy valószínűséggel kukában landolnak a hírlevelek is. Ez is egyik oka lehet annak, hogy miért nem javasolja senki a hétfői időzítést.

Hétvége? A hétvégi időzítéssel szintén probléma lehet, számos analízis mutatja, hogy a hétvégi levél megnyitások messze elmaradnak a heti átlagtól, hiszen az emberek hétvégén inkább kikapcsolódnak, mintsem hírleveleket olvasgatnak.

„Kedvenc napok“, ha lehet ilyet írni, akkor ez a kedd és a csütörtök a hét többi napja közül. Számos marketing blog jelzi, ezzel egyetértve a MailChimp is, hogy ez a két nap hozza a legnagyobb arányú levél megnyitásokat. Egyes javaslatok szerint a szerda is megfelelő napnak minősül a kedd és csütörtök mellett.

23. Találd meg a legjobb időpontot a küldésre!

Sokaknál felmerül a kérdés, hogy nappalra vagy éjszakára időzítse a hírlevél kiküldését. A szakértők zöme a nappali küldés mellett voksol, de ha nagyon belemennénk a vizsgálatba, akkor találunk olyan jellegű kutatásokat, amik azt sejtetik, hogy a hajnalban kelő emberek nagy részének első dolga felkelés után a telefonját átböngészni, ilyenkor pedig elsőként találkozhat az éjszaka kiküldött hírlevéllel.

24. Mennyiség vs. minőség

Inkább küldj ritkábban, de az olvasó számára hasznos információkat. A túl gyakran küldött haszontalan információkra a címzettek leiratkozással fognak válaszolni.

25. Próbáld ki az „5 másodperces” tesztet!

Régi és bevált trükk, hogy egy általad ismert és megbízható személynek, hatékonyabb ha több címzettnek, küldöd el először leveledet. Kérdezd meg tőlük, hogy: „Meg tudod mondani azonnal milyen reakciót várok a levéltől?”. Amennyiben a válaszuk egybecseng azzal ami a célod, akkor az üzenetedben található cselekvésre ösztönzés (CTA) jól működik, megfelelően szerkesztetted meg az üzenetet. Azonban ha nem, akkor több mint valószínű, hogy hasonlóan fog a többi címzetted is reagálni.

25+1. Küldés előtt mindig tesztelj!

A kiküldést nem vonhatod vissza, ha egyszer már kiküldted. Ezért még a kiküldés előtt küldd át minden kollégádnak – lehetőleg az összes levelezőt és szoftvert teszteljétek le, hogy vajon tökéletes-e a dizájn, kattinthatók-e a linkek és olvasható-e a szöveg.

Összefoglalás

Rengeted online marketing eszköz áll rendelkezésre vállalkozásod népszerűsítésére, új látogatók és vásárló weboldaladra terelésére. Gondolj csak a Google Adwords és Facebook hirdetésekben rejlő lehetőségekre.

Az email marketing azonban kiállta az idők próbáját és még mindig az egyik, ha nem a leghatékonyabb marketing eszköz különösen abban az esetben, ha a kommunikációs stratégiád szerves részévé tudod tenni.

Tusnádi István

Tusnádi István

a Usernet ügyvezető tulajdonosa. 2001 óta dolgozik webes projekteken, szakterülete az online stratégia alkotás és a webfejlesztés. Ügyfelei iparágukban piacvezető hazai illetve nemzetközi KKV-k és nagyvállalatok. Eddig több, mint 150 szakmai publikációja jelent meg, többek között az Origo, 24.hu, Piac & Profit és a Pénzcentrum oldalakon.

Tetszett a cikk? Ne maradj le az újdonságokról!

Iratkozz fel és havonta egyszer küldünk egy összefoglaló e-mailt!